B45 opbevarer persondata i det omfang, det er nødvendigt for at foretage administrationen af boligselskabet.

Vi har som dataansvarlig pligt til at orientere dig om, hvilke oplysninger vi indhenter om dig, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

Vi registrerer persondata i forbindelse med udlejning. Dette sker i forbindelse med dels indmeldelse på venteliste og dels indgåelse af selve lejemålet.

I forbindelse med indgåelse af lejemål/opskrivning på venteliste, registrerer vi følgende:

1. Navn og adresse
2. CPR nr.
3. Telefonnummer
4. Mail adresse
5. Antal voksne og antal børn i husstanden

CPR-nummeret registreres af hensyn til at kunne foretage indbetalinger på NEM-konto for bolighavende medlemmer samt tilmelding til NRGi og PBS.

E-mail adresse registreres med henblik på at kunne sende tilbud samt relevante oplysninger til den enkelte lejer/ansøger. Herudover registreres oplysninger om uddannelsesstatus, hvis du er indehaver af en ungdomsbolig. 

Vi registrerer herudover navn og adresse i forbindelse med vaskekort samt reg. nummer på bil ved udlejning af garager/carporte/p-pladser.

Grundlaget for disse registreringer er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde den lejekontrakt, som du har indgået med os. 

Videregivelse

I visse tilfælde er vi forpligtet til at videregive oplysninger.

Vi videregiver kun personoplysninger til andre, hvis der foreligger en særskilt aftale eller lovhjemmel herom. I dette tilfælde er der tale om videregivelse af personoplysninger til forsyningsselskaber samt til offentlige myndigheder.

Der er indgået databehandlerkontrakter med relevante modtagere af personoplysninger med mindre dette følger af lov.

Opbevaring af persondata

Personoplysningerne opbevares dels på papir i din lejermappe i aflåst metalskab og dels elektronisk i vort EG Bolig system, hvorfor der er oprettet en særskilt databehandleraftale med EG Bolig.

De digitale data i programmets database lagres på en lokal server, hvorfra der dagligt foretages back-up, internt og eksternt.

Serveren er adgangsbegrænset med kode og alene den ansvarlige medarbejder har adgang hertil.

Personoplysninger, som opbevares på papir, USB, med mere, vil være opbevaret i aflåste arkivskabe samt i aflåste lokaler.

I øvrigt har hver enkelt administrativ medarbejder eget password til sin arbejdspc. Passwordet er personligt og fortroligt.

Vores IT-systemer er sikret mod uautoriseret adgang internt og eksternt, hvilket sker ved, at vi altid opdaterer vores software, styresystemer m.v.

Vi vil i videst muligt omfang sende krypterede mails.

Hvis vi bortskaffer/får repareret IT-udstyr, som indeholder persondata, foretages en fysisk destruktion af server/harddisk i et sådant omfang, at det ikke er muligt at genskabe personhenførbare oplysninger.

Virusbeskyttelse foretages ved at have opdateret antivirus software samt firewall, som lever op til enhver tids standardkrav.

Der foretages dagligt backup.

Herudover skal vi foretage en løbende vurdering af, om sikkerhedsniveauet er tilstrækkelig i forhold til risikovurderingen. Dette sker som minimum en gang om året.

”Papirsager” opbevares efter endt arbejdsdag i arkivskabe i aflåste lokaler forsynet med alarmsystem.

Sletning

Vi må som udgangspunkt ikke opbevare personoplysninger længere tid end nødvendigt. Vores procedure for sletning af data er følgende:

Personoplysninger til brug for lejeforholdet slettes 5 år efter lejeforholdet ophører, dette af hensyn til reglerne i Regnskabsloven.

I tilfælde af, at den fraflyttede lejer har restance til boligselskabet, opbevares den fraflyttede lejers personoplysninger, indtil fordringen er indgået.

Personoplysninger for de opskrevne på venteliste slettes efter 5 år af hensyn til reglerne i Regnskabsloven - med mindre der årligt betales for fornyelse.

Rettigheder

Du har efter databeskyttelseslovgivningen rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine persondata.

Med venlig hilsen
B45

Anders Lisvad
Direktør